SUBANG, TINTAHIJAU.com – Arsip adalah kumpulan dokumen atau catatan yang disimpan secara sistematis agar dapat ditemukan kembali dengan cepat saat diperlukan.
Menurut Drs. The Liang Gie, arsip meliputi berbagai bentuk media, seperti kertas naskah, buku, foto, mikrofilm, rekaman suara, hingga gambar peta. Arsip dapat berasal dari berbagai sumber, termasuk lembaga negara, perusahaan, organisasi masyarakat, dan individu.
Pengertian Kearsipan
Kearsipan, atau filing, merupakan proses pengelolaan arsip, mulai dari penerimaan, pencatatan, hingga penyimpanan dokumen menggunakan sistem tertentu. Kearsipan bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali dokumen secara cepat dan tepat serta mencakup kegiatan pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.
Jenis-Jenis Arsip
Arsip dapat dikategorikan berdasarkan subyek, bentuk fisik, nilai guna, sifat kepentingannya, dan fungsinya:
1. Arsip Berdasarkan Subyek atau Isi:
- Arsip Kepegawaian: Berisi dokumen terkait pegawai, seperti daftar riwayat hidup, surat peringatan, dan rekaman prestasi.
- Arsip Keuangan: Meliputi laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, dan surat perintah bayar.
- Arsip Pemasaran: Berisi surat penawaran, surat pesanan, dan daftar harga.
- Arsip Pendidikan: Meliputi kurikulum, satuan pelajaran, dan transkrip mahasiswa.
2. Arsip Berdasarkan Bentuk Fisik:
- Surat: Contohnya naskah perjanjian, akta pendirian perusahaan, dan notulen rapat.
- Pita Rekaman, Mikrofilm, Disket, Compact Disk, dan Flash Disk.
3. Arsip Berdasarkan Nilai Guna:
- Arsip Bernilai Informasi: Misalnya pengumuman dan undangan.
- Arsip Bernilai Administrasi: Seperti surat keputusan dan uraian tugas pegawai.
- Arsip Bernilai Hukum: Contohnya akta pendirian perusahaan dan surat perjanjian.
- Arsip Bernilai Sejarah: Meliputi laporan tahunan dan notulen rapat.
- Arsip Bernilai Ilmiah: Berupa hasil penelitian.
- Arsip Bernilai Keuangan: Misalnya kuitansi dan laporan keuangan.
- Arsip Bernilai Pendidikan: Meliputi karya ilmiah dan kurikulum.
4. Arsip Berdasarkan Sifat Kepentingan:
- Arsip Tak Berguna: Misalnya memo atau undangan yang sudah kadaluarsa.
- Arsip Berguna: Seperti surat permohonan cuti dan surat pesanan barang.
- Arsip Penting: Contohnya surat keputusan dan laporan keuangan.
- Arsip Vital: Meliputi akta pendirian perusahaan, sertifikat tanah, dan ijazah.
5. Arsip Berdasarkan Fungsinya:
- Arsip Dinamis: Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan operasional dan disimpan untuk jangka waktu tertentu.
- Arsip Statis: Arsip yang memiliki nilai sejarah atau administratif dan disimpan secara permanen setelah masa retensinya habis.
Arsip Statis
Arsip statis adalah dokumen yang sudah tidak digunakan aktif dalam kegiatan sehari-hari, tetapi tetap memiliki nilai sejarah, hukum, atau administratif yang penting. Contoh arsip statis antara lain dokumen perjanjian, surat keputusan, catatan sejarah, akta pendirian organisasi, rekam medis, laporan keuangan, serta peta dan rencana bangunan.
Pengelolaan arsip statis bertujuan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional, serta memastikan ketersediaan informasi penting di masa mendatang.
Tujuan Penyusutan dan Penilaian Arsip
Penyusutan arsip dilakukan untuk menghemat ruang dan memudahkan pengelolaan arsip yang masih bernilai guna. Proses penyusutan mencakup pemisahan arsip yang tidak lagi diperlukan dari arsip yang masih memiliki nilai guna. Penilaian arsip bertujuan untuk menentukan jangka waktu penyimpanan arsip, arsip yang dapat dimusnahkan, serta arsip yang akan disimpan secara permanen.
Penentuan nilai guna arsip merupakan langkah penting dalam proses ini, yang mengelompokkan arsip menjadi dua kategori:
- Arsip Bernilai Guna Permanen: Arsip yang harus disimpan terus-menerus karena memiliki nilai sejarah, hukum, atau administratif yang tinggi.
- Arsip Bernilai Guna Sementara: Arsip yang dapat dimusnahkan setelah tidak lagi memiliki kegunaan.
Pentingnya Pengelolaan Arsip yang Baik
Pengelolaan arsip yang baik sangat penting untuk mendukung efektivitas organisasi. Sistem pengarsipan yang teratur dan efisien memungkinkan penemuan dokumen dengan cepat dan tepat, sehingga meminimalkan pemborosan tenaga, waktu, dan biaya. Dengan memahami klasifikasi dan pengelolaan arsip, organisasi dapat memastikan bahwa informasi yang penting tetap terjaga dan tersedia saat dibutuhkan.
Disarikan dari kegiatan Workshop Nasional Kearsipan yang dilakukan melalui Zoom pada Senin 18/11/2024.
